Het organiseren van een evenement is geen klein klusje. Je moet een heel plan opstellen en rekening houden met allerlei factoren. Wel bestaat er een globaal stappenplan voor het organiseren van een evenement.

Als eerste ga je de doelstelling en doelgroep van je evenement bepalen. Doe dit zo specifiek mogelijk. Zonder doelstelling is het heel lastig een goed evenement te organiseren en bovendien kun je dan nooit goed de resultaten meten na afloop van het event. In deze fase is het ook aan te raden om het budget te bepalen en een globale opzet van het programma uit te werken.

In de volgende fase ga je kijken naar een locatie voor het evenement. Dit is niet onbelangrijk, want een locatie kan het evenement tot een succes maken, maar kan ook andersom werken. Maak een lijstje van een aantal gewenste locaties en ga met de beheerders in gesprek. Uiteindelijk zullen hier voorstellen uit komen en dan kan op basis van een aantal factoren de keus worden gemaakt. De prijs is natuurlijk niet onbelangrijk, maar de parkeergelegenheid is bijvoorbeeld ook een dingetje om rekening mee te houden.

In fase 3 ga je de catering en de toeleveranciers inhuren. Zonder lekker eten is een evenement al gauw wat minder. Laat je dus goed inlichten over goede cateraars. Onder toeleveranciers verstaan we de andere mensen die het evenement tot een succes maken. Denk bijvoorbeeld aan goede event fotografie. Iemand die mooie foto’s kan maken is erg belangrijk. Vaak is het inhuren van zo iemand wel verstandig, want het maken van goede foto’s is een vak op zich. Remy de Klein is een fotograaf die voor allerlei evenementen al prachtige plaatjes heeft gemaakt.

Als het evenement voorbij is ga je de resultaten meten. Afhankelijk van het soort en het doel van het evenement meet je bijvoorbeeld de ROI of de tevredenheid onder de bezoekers. Dit kan door een enquête uit te zetten.